Een huis gedragen door vrijwilligers verdient een pakket gebouwd voor vrijwilligers.
De Volière is dat pakket: voor concertzalen, theaters en cultuurcentra, gebouwd samen met de coördinatoren die de werking elke dag draaiend houden. Geen personeelssoftware met een cultuurjasje.
Een vrijwilliger schrijft zich in op een activiteit. Niet op een uurrooster.
Dat lijkt een detail. Het is de hele mechaniek. Wie op uren plant, vraagt wanneer je kan. Wie op activiteiten plant, vraagt of je erbij wil zijn. Alles wat erna komt volgt uit dat verschil: hoe je afzegt, wat je te zien krijgt, en wanneer het huis je met rust laat.
En de app vraagt geen digitale handigheid: grote letters, en nooit meer dan één vraag tegelijk.
Daarom bouwen we alleen voor podiumhuizen en cultuurhuizen.
Geen horeca, geen uitzendkantoren, geen evenementenbureaus. Ook niet wanneer het zou passen. Want een pakket dat voor iedereen gebouwd wordt, gaat vanzelf over uren invullen. Over personeel in plaats van mensen die hun avond geven.
En dan is er het werk dat elke week rond moet.
Eén coördinator, honderden vrijwilligers, tientallen activiteiten per maand. We ontwierpen De Volière rond dat werk, niet rond een lijst functies. Dit is wat er te doen valt.
De programmatie vertalen naar teams
De programmatie ligt vast. Daar moeten teams, plekken en uren uit volgen, voor elk concert en elke kookmiddag apart.
Eerlijk verdelen bij overtekening
Twintig kandidaten voor twaalf plekken, en volgende week weer. Wie krijgt de premières, wie de dinsdagavonden?
De dag zelf rondkrijgen
Iemand belt af, twee uur voor de deuren opengaan. De coördinator wil zien wie er staat, wie ontbreekt en wie nog te vragen valt.
Het dossier bijhouden
De vrijwilligerswet vraagt geen heldendaden, wel administratie: wie draaide wanneer, en wat er aan afspraken en kosten tegenover stond.
Iedereen bereiken zonder iedereen te storen
Een bericht aan wie zaterdag staat. Een herinnering aan wie nog niet antwoordde. Een woord van dank aan wie het seizoen droeg.
Weten hoe het ervoor staat
Hoeveel mensen, hoeveel uren, welke teams raken niet vol, wat is er aan kosten vergoed. Cijfers waar een bestuur naar vraagt.
Geen huis hoeft dit alleen op te lossen.
In elk huis zit iemand dezelfde puzzel te leggen: wie staat er zaterdag, wie heeft al drie keer nee gezegd, wat moet er nog bevestigd worden. Elk huis lost dat apart op, met een eigen rekenblad of een eigen maatwerkproject, terwijl het werk op een paar uitzonderingen na overal hetzelfde is. Wij brengen die huizen samen rond één basis, en leggen naast elkaar wat we op verschillende vloeren zien.
Wij houden de pen vast. We bouwden eerder platformen voor gemeenten en zorgorganisaties; ons vertrekpunt is de tafel van een podiumhuis met honderden vrijwilligers, en de coördinatoren die er straks mee werken doen er hun zeg over.
Anton Aerts
Partnerschappen & support
Vrijwilliger bij Scouts en Gidsen Vlaanderen sinds 2010. Hij kent het werk van binnenuit.
Richtte Opvang.Vlaanderen op en bouwde het uit tot een platform met meer dan tweehonderd Vlaamse gemeenten als klant, een van twee diensten die hij voor de Vlaamse publieke sector van nul opzette.
Frederik Vincx
Productontwerp & ontwikkeling
Zijn ouders draaien al jaren mee als vrijwilliger in een cultuurcentrum. Dit probleem ligt dicht bij huis.
Bouwde mee aan Prezly, een contactbeheersysteem dat communicatieteams over de hele wereld gebruiken. Richtte zich daarna op de ouderenzorg met Soulcenter, een app die de band tussen bewoners en personeel versterkt.
Samen zijn we Gemeen Goed, een softwarestudio die organisaties met hetzelfde probleem samenbrengt en de software bouwt die ze samen dragen.
Samen bepalen de huizen wat er gebouwd wordt, en wat er blijft.
Gebouwd op de vloer
We komen meekijken op de vloer, in verschillende huizen, en bouwen wat gedeeld is zo gemeenschappelijk mogelijk. Wat jullie huis apart heeft, krijgt zijn eigen ruimte. Geen rekenblad ernaast, geen tweede systeem voor wat hier niet in past.
Gekozen in de kring
Een kleine kring coördinatoren die elkaar spreekt, ziet wat er in een ander huis werkt, en mee bepaalt wat er als volgende gebouwd wordt. Jullie coördinator hoeft er niet alleen mee te zitten.
Gedragen door de huizen
Elk huis betaalt mee aan één gemeenschappelijke basis: bouwen, vernieuwen én ondersteuning. Hoe meer huizen meedoen, hoe steviger de basis van iedereen. Dat is het antwoord op de vraag of dit er over drie jaar nog is. Niet ons woord, maar de rekensom.
Zullen we eens praten?
We komen vooral luisteren: hoe jullie werking loopt en wat jullie coördinator precies nodig heeft. De demo geven we er het liefst zelf bij, met jullie eigen programmatie ernaast: dan zien jullie meteen wat het voor jullie huis zou betekenen. We nemen er de tijd voor.
En we zoeken meer dan een klant: huizen die mee aan tafel willen, krijgen het pakket dat ze zelf mee bepaald hebben.
Plan een gesprek
Vier velden, en het laatste mag leeg blijven.